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  従業員は我々のお客様

  総務部というと、「裏方」というイメージがあるかと思います。株主総会の運営や社内規程の作成・管理など会社経営に関する業務を担う一方で、備品の購入、施設や設備の管理など細々とした仕事もこなします。新入社員として配属された日に、最初に上司から言われたのは、「従業員は我々のお客様という考えを持って、従業員の声によく耳を傾け、業務の円滑化を図り、会社全体のレベルアップに貢献する事が大切だよ。」ということでした。

  そのなかで、今、私が主に担当しているのは稟議(*)書管理という業務。重要な意思決定にも関わる稟議書を確認・回覧する仕事ですが、この一連の流れが滞ってしまうと決裁が遅れてしまい、ビジネスチャンスを逃し、企業として損失を出してしまうことにもなりかねないので、慎重かつ素早く対応する必要があります。また、内容が決裁者や第三者（監査人）にわかりやすいよう作成されなければなりませんので、起案者からどう書けばいいのか質問を頂くことも多く、正しく的確に細心の注意を払いながら回答しています。
  　総務部は「何でも屋」で、とにかく業務の幅が広く、いつも様々な仕事を抱えていますが、一つ一つが会社運営に直結するものです。従業員は我々のお客様という思いのもと、スケジュール管理を徹底し、遅滞やミス無く質の高い仕事を行い、従業員に対してきめ細やかなサポートをしていく事が重要だと考えています。

  ※自身の権限だけで決定できない事柄を書類に起こし、上層部への回覧とそれぞれの承認をもらう手続きのこと。

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  「皆が生き生きと働ける」、リノベーションに挑む

  当社では「豊かな未来、社会の期待に化学で応える“The e-Material Global Company™”」を経営ビジョンとする長期ビジョン「TOK Vision 2030」を策定し、理想とする様々な企業像（「ありたい姿」）を示しています。その中に、「皆が生き生きと誇りをもって働ける」という目標があるのですが、それを実現する環境づくりも総務部の仕事と考えています。このような経営方針を背景に、昨年、当社では総務部が中心となり、本社の執務スペースと会議スペースの大幅なリノベーションを行いました。その中で、私も「皆が生き生きと働ける」新しい執務空間の構築を任されました。

  「With／Afterコロナ」における“新しい職場環境”の基本スタイルと考えたときの初めの選択肢は固定席を設けない「フリーアドレス制」でした。コロナ禍により在宅勤務が増えてきた関係で、空いている席のリソースがもったいないということから導入を検討するに至りました。このシステムのメリットは一般に、スペースの有効活用ができることがまず挙げられますが、私たちは「皆が生き生きと働ける」をより重要な要素と考えました。4フロアに分かれていた執務エリアの統合や、社長を含む役員エリアを集約する事により円滑なコミュニケーションを重要視し、新しい働き方、生産性向上に取り組んでいます。役員エリアのオープン化や、会議室エリアの透明性を高める事により、更に風通しの良いオフィス運用を目指しています。

• 大変だったと思うけど、
  みんなが納得のいくかたちにできたね

  本社のリノベーションでは、コミュニケーションを含む部署内の連携の希薄化が懸念されたことから、部署ごとのフリーアドレス制となる「グループアドレス制」を採用することになりました。多くの部署はこの提案に賛成してくれたのですが、重要書類を管理する部署などからは固定席を残すよう依頼を受けました。その理由には納得いく部分もあり、一部の部署の固定席化を考えましたが、上司から「例外を設けるのは、特定部署の優遇と捉えられかねない」という指摘を受けました。そこで必要な部署には最低限の専用の書類管理場所を追加で確保するなど、要望を完全に満たす対応はできませんでしたが、相互で納得する対応策を検討し、実施しました。その甲斐もあって、後日、該当部署の方より「ありがとう」という感謝の言葉をいただくことができました。また、普段厳しい方からも「色々な要望を伝えてしまい大変だったと思うけど、よくみんなが納得するレイアウトにまとめてくれたね」と嬉しい評価の言葉をいただきました。

  今回のプロジェクトでは、総務部に求められるコミュニケーション能力の重要性にも改めて気づかされました。どうしたら「お客様である従業員」に生き生きと仕事をしてもらえる環境を整えられるかを常に考え、本当にたくさんの従業員と話しました。その中では、「自由闊達な社風」にも助けられました。一定の節度を守ることは当然ですが、管理職や役員の方々とも心理的な距離感が非常に近く、フランクに質問や提案をすることができました。
  　今回は、このような重要な案件を任されることに責任を重く感じましたが、まさに経営そのものに関わっている実感を味わい、やりがいも感じることができました。総務部に配属されて日は浅いですが、こうした形で職務の幅が広がっていく日々が楽しいと感じています。
  　これからも自分が担当している業務についての理解をより深めるとともに、株主総会などTOKの重要な意思決定にかかわる業務にもより多く携り、経験を重ねていければと思っています。

  

※掲載されている情報は、取材当時のものです。